Představte si, že vaše papírové dokumenty – od smluv a faktur po plány a výkresy – nejsou roztroušené po stolech, policích nebo šanonech, ale hezky uspořádané a snadno přístupné jedním kliknutím. To a mnohem víc vám přinese digitalizace dokumentů, která vaší firmě zásadně usnadní práci. Sepsali jsme pro vás několik skvělých funkcí, které digitalizací získáte.
Digitalizace dokumentů znamená převedení papírových dokumentů do digitální podoby. Tedy namísto prohledávání ve fyzických složkách a šanonech je můžete jednoduše vyhledat a otevřít na počítači nebo jiném digitálním zařízení.
Digitalizované dokumenty je potřeba vhodně organizovat. Jinak byste místo zmatku na kancelářském stole měli zmatek v počítačových složkách, a to by vám příliš nepomohlo. Jedním ze způsobů, jak si třídění dokumentů usnadnit, jsou čárové kódy. Každý dokument je opatřený čárovým kódem, který obsahuje informace o jeho místě ve struktuře v digitálním archivu, takže ho snadno dohledáte v jeho digitální podobně na počítači či jiném zařízení.
Stavební firma s rozsáhlou dokumentací využívá strukturovaný digitální archiv tvořený pomocí čárových kódu. Každý projekt je rozdělený do jednotlivých složek a podsložek, aby šlo jednotlivé dokumenty snadno vyhledat. Jakmile tedy zaměstnanec potřebuje výkres nebo třeba smlouvu najít v digitální podobě, tak ho hned jednoduše dohledá ve struktuře svého digitálního archivu.
Digitalizace není jenom prosté naskenování dokumentů a uložení ve formátu jpeg nebo png do složky v počítači. Pravá digitalizace spočívá ve využití vhodného softwaru pro třídění a správu dokumentů a v převedení textů na obrázcích na čitelný a kopírovatelný text (většinou ve formátu pdf). Také obsahuje opatření jednotlivých dokumentů takzvanými metadaty, která vám pomůžou dokument správě zařadit a rychle vyhledat.
Metadata jsou základní informace o dokumentu, jako:
V Copy General využíváme metadata pro usnadnění vyhledávání dokumentů pomocí našeho vlastního softwaru PlanRoom (nástroj pro správu a vyhledání digitalizovaných dokumentů). Pomocí klíčových slov tak během několika vteřin najdeme požadované dokumenty, aniž bychom se zdlouhavě proklikávali hromadou složek.
Pracovník architektonického studia potřebuje rychle dohledat půdorys kancelářské budovy, kterou navrhovali před 5 lety. Protože firma ve svých digitálních archivech využívá metadata, může do vyhledávání v příslušném softwaru zadat „Masaryčka 2019, půdorys“ a okamžitě získá přístup k danému dokumentu. Podobně může vyhledat jakékoliv informace o všech digitalizovaných projektech.
Tip: Obzvláště užitečná je digitalizace projektové dokumentace, kterou kvůli velkým rozměrům nemůžete skladovat jen tak v kancelářském šanonu a je tedy obtížněji dohledatelná. Navíc ji v digitální podobě můžete snadno sdílet, a to i pracovníkům mimo vaši společnost (například externí firmě provádějící stavební úpravy), místo toho, abyste vytvářeli její fyzické kopie. To nás ostatně přivádí k bodu číslo tři.
Pracujete na projektu, u kterého potřebujete s kolegy nebo externími firmami sdílet různou dokumentaci? Nemusíte k ní vytvářet X kopií, se kterými budete následně obíhat kanceláře nebo objíždět firmy, abyste všichni pracovali se stejnými podklady.
Digitalizované dokumenty totiž můžete jedním kliknutím s kýmkoliv sdílet. V PlanRoomu je například možnost sdílení souboru nebo i skupiny souborů prostřednictvím tzv. chytrého odkazu, který můžete zkopírovat nebo rovnou poslat e-mailem. Aby se informace nedostaly do nepovolaných rukou, lze nastavit heslo a časové omezení pro přístup k dokumentům přes tento sdílený odkaz.
Stavební firma potřebuje sdílet část své projektové dokumentace se svým dodavatelem kvůli nacenění. Projektový manažer jednoduše vytvoří odkaz na konkrétní soubory, nastaví heslo a časové omezení přístupu. Dodavatel obdrží e-mail s odkazem, přes který si dokumenty jednoduše zobrazí a nacení požadované položky. Za pár dní platnost přístupu vyprší a on se k dokumentu dále nedostane.
Tip: Podívejte se, jak jsme digitalizovali archiv společnosti PRAKAB.
Další zásadní rozdíl mezi běžným skenováním dokumentů a opravdovou digitalizací je také v převodu textů, které na daném dokumentu jsou, na editovatelný text. Ten tedy neuvidíte jenom jako obrázek, ale můžete ho libovolně kopírovat a dále s ním nakládat, jak potřebujete.
Firma zpracovává podobný projekt jako před několika lety. Zkopíruje si tedy informace z původního projektu a využije je jako základ pro přípravu nového projektu. Nemusí tak začínat od nuly a zkopírování informací jí výrazně ušetří čas.
Naskenovat samotné dokumenty umí skoro každý, ale navrhnout vhodné řešení k efektivnímu využití vytvořených digitálních souborů – včetně chytrých funkcí, které by digitalizaci skutečně přidávaly hodnotu – to už umí málokdo. Proto digitalizaci dokumentace nechte na nás a my vám na klíč předáme hotový digitální archiv, který budete moci využívat naplno. Ozvěte se nám a domluvíme se na spolupráci.
Vybíráte mezi ofsetovým a digitálním tiskem? Oba mají své výhody a nevýhody a o jejich použití rozhoduje především množství výtisků a typ projektu, který tisknete. V tomto článku oba způsoby popíšeme, abychom vám pomohli rozhodnout, který z nich je nejlepší pro vaše potřeby.
Jste projekční kancelář nebo architektonická firma a řešíte otázku, zda si projektovou dokumentaci tisknout ve firmě, nebo jestli se vám vyplatí tisk outsourcovat na nějakého dodavatele? Jako největší poskytovatel tiskových služeb pro projekční společnosti pro vás máme rady a postřehy, které vám s tímto rozhodováním pomůžou.
