Transformace papírového chaosu na digitální pořádek – návod, jak vytvořit přehledný digitální archiv projektové dokumentace

Návody
25. 3. 2024

Našli byste dříve jehlu v kupce sena než požadovanou dokumentaci ve svém archivu? Proměňte hory papírů a zaprášené šanony na přehledný digitální archiv. Sepsali jsme, proč je digitální archiv důležitý a připravili návod, jak ho vytvoříte. 

Transformace papírového chaosu na digitální pořádek – návod, jak vytvořit přehledný digitální archiv projektové dokumentace

Digitalizace projektové dokumentace sice není žádná novinka, ale řada firem si stále neuvědomuje všechny její přínosy, nebo neví, jak na ni. Zvláště v postcovidové době, kdy se většina pracovních procesů přesunula do online prostředí, je digitalizace a následná archivace projektové dokumentace extrémně praktická a zefektivňuje práci. Za pár let bude zřejmě považovaná za standard, takže čím dřív s ní začnete, tím lépe. 

Digitalizace projektové dokumentace vám: 

  • v první řadě ušetří čas, protože potřebné dokumenty snadno vyhledáte zadáním názvu či několika klíčových slov, 
  • dále uvolní fyzický prostor (kde jsou nyní regály s dokumenty, může být pracovní místo pro další zaměstnance a papíry můžou být uskladněné klidně někde v suterénu) a 
  • v neposlední řadě nabízí lepší zabezpečení a ochranu proti ztrátě dat kvůli fyzickému odcizení, požárům, povodním a jiným přírodním katastrofám. 

Příprava na digitalizaci archivu

Nejdůležitější otázky, které je potřeba si před zahájením digitalizace objasnit, jsou: 

  • Proč vlastně chcete digitalizovat?  
  • Jakým způsobem budete chtít následně s digitálními dokumenty pracovat? 

Od toho se odvíjí následný technologický postup digitalizace, skenování dokumentů i archivace. 

Proces digitalizace projektové dokumentace je mnohem náročnější než u běžných A4 textových dokumentů. Vyžaduje citlivou manipulaci s výkresy, speciální velkoformátové skenery a počítačové aplikace, ve kterých se sken očistí od viditelných skladů a odstraní se pozadí výkresu. 

Jak postupovat? Jako první je třeba určit, které dokumenty chcete digitalizovat a následně je všechny dohledat a roztřídit do krabic – pokud budete skenování nebo celou digitalizaci přenechávat specializované firmě, tak ideálně do normovaných krabic s popisy. Ty budete následně transportovat k dalšímu zpracování. 

Dalším krokem může být rozdělení digitalizace archivu na jednotlivé fáze – například podle priority nebo stáří dokumentů. 

Tip: Podívejte se, jak jsme digitalizací dokumentů pomohli domažlické nemocnici

Nastavení metodiky 

Pokud plánujete dokumenty skenovat sami, nebo spolupracujete na skenech s externí firmou, nejprve určete, jaké bude potřeba rozlišení, způsob čištění starých světlotiskových výkresů a stanovte typy a počet metadat u každého souboru. Metadata vám následně pomohou s kategorizováním a dohledáváním příslušné projektové dokumentace. 

Skenování dokumentů 

Kromě samotného procesu zahrnuje skenování i výběr vhodných skenerů, které dokážou zachytit požadovanou kvalitu obrazu, a správné softwarové nástroje pro ukládání a následnou správu dokumentů. Čím kvalitnější skenování bude, tím méně následné práce vás čeká. 

V této fázi je také na místě uvažovat o metodách čištění a následných úpravách starých nebo poškozených dokumentů. Jak jsme zmiňovali, spadá sem například odstraňování pozadí nebo grafická úprava skladů na dokumentu.  

Samostatnou kapitolou je pak práce s obzvláště starou výkresovou dokumentací, která mívá odlišné rozměry, různé stupně poškození, vybledlosti textu a ručně psané informace v rozpisce. Digitalizaci těchto výkresů by měli mít na starost opravdoví odborníci.  

Archivace a vkládání metadat 

Po skenování následuje fáze archivace, která zahrnuje kategorizaci, indexaci a popis dokumentů pomocí metadat ve zvoleném softwaru. Metadata jsou nezbytná pro efektivní vyhledávání, sdílení a správu digitálních dokumentů. Určitě doporučujeme jejich ukládání pomocí vhodného softwaru pro správu dokumentů, ne pouhé roztřídění do složek v počítači. Práce s dokumentací bude v softwaru mnohem snazší, rychlejší a všechny výkresy jsou díky němu dostupné všem, kdo to potřebují. 

V Copy General máme konkrétně na archivaci projektové dokumentace vlastní aplikaci PLANroom. Jednotlivé výkresy či celé složky v ní můžete pohodlně vyhledávat v metadatech pomocí fulltextového hledání. Takto vyhledané soubory pak jde zobrazit, tisknout nebo sdílet v rámci organizace i mimo ni. Digitální originály vám ale zůstávají na jednom místě. Archiv lze použít i jako živé centrální úložiště a vkládat do něj i nové stupně dokumentace. 

Pomoc odborníků 

Jak jsme zmínili, i když je tu s námi už delší dobu, digitalizace je rozhodně hudbou budoucnosti, jen k ní musíte přistupovat jako zkušený dirigent. Pokud dokumentaci jen vezmete a naskenujete, získáte velký balík ne příliš kvalitní skenů bez struktury, ve kterém se jen těžko zorientujete a naprosto ztratíte jakékoliv výhody svého původního archivu. 

Když k tomu ještě uvážíte množství času, které byste digitalizací strávili, vychází zpravidla lépe, najmout si na to zkušenou firmu. A jistě vás nepřekvapí, že právě my jsme jednou z nich. Výkresy u vás vyzvedneme, naskenujeme v požadované kvalitě, soubory patřičně pojmenujme, opatříme metadaty a všechno vám nahrajeme do PLANroomu, kam budete mít přístup kdykoliv a odkudkoliv. 

Podívejte se podrobnosti o této službě a případně nás neváhejte kontaktovat. Pokud se do digitálního archivu pustíte na vlastní pěst, doporučujeme si přečíst i náš předchozí článek o tom, jak vybrat velkoformátový skener

Sdílet článek na sociálních sítích: > > >
Kontaktujte nás

Další články

Chystáte se tisknout technickou dokumentaci, ale nevíte, jak připravit soubory pro tisk? Tak zbystřete a čtěte dál, máme pro vás totiž návod, který zodpoví vaše nevyřčené otázky.

Hledání papírů ve fyzickém archivu trvá věčnost a dokumenty navíc můžou podlehnout zamaštěným otiskům, kruhům od kávy, vlhkosti, požáru či jiným pohromám. Dejte sbohem štosům a rolím papírů a využijte mnohem praktičtější online archiv projektové dokumentace. Prozradíme vám, proč se vyplatí a jak ho vytvořit.

PLAN by Copy General
Na trhu se vyznáme. Poradíme vám nejvhodnější řešení přesně podle vašich potřeb i rozpočtu.
© 2024 Copy General, Všechna práva vyhrazena.

Zásady zpracování osobních údajů

Nastavení cookies