Představte si, že během několika vteřin máte na monitoru nebo displeji všechny důležité informace – ať už jste v kanceláři, na stavbě, nebo na druhém konci světa. Přechod z papírových dokumentů na digitální archiv vám ušetří spoustu času, zjednoduší procesy a urychlí práci. Prozradíme vám, jak na to.
Tradiční papírové archivy jsou pro pracovníky často noční můrou. Hledání v nich trvá věčnost a zbytečně vám zabírají místo, které byste mohli využít pro kanceláře nebo jiné praktičtější účely. Fyzické archivy také vyžadují neustálou údržbu a ochranu před vlhkostí, prachem, požárem a dalšími hrozbami. S digitalizací projektové dokumentace vám všechny tyto starosti odpadají.
Digitalizací dokumentů výrazně redukujete potřebu skladovacích prostor. Police s dokumentací jednoduše nahradíte cloudovým úložištěm a pevným diskem. Pokud se navíc bude množství skladované dokumentace stále rozšiřovat, nemusíte hledat další a další místo, kam byste ji uskladnili. V digitální podobě můžete mít tisíce souborů, aniž by jakkoliv omezovaly vaše fyzické prostory.
Architektonickému studiu se hromadila dokumentace, výkresy a návrhy, které připravovali pro své klienty. Pracovníci ale zároveň chtěli mít výsledky své práce stále po ruce, aby se k nim v případě potřeby mohli vrátit nebo prezentovat novým klientům příklady hotových projektů. Proto se rozhodli zřídit digitální archiv.
Uvolnili tak celou místnost, kde zřídili novou zasedačku pro prezentaci svých návrhů. Všechny proběhlé projekty mají přehledně dostupné online z jakéhokoliv zařízení a ty nové do digitálního archivu pravidelně přidávají.
Digitalizace dokumentace také eliminuje riziko ztráty nebo poškození dokumentů v důsledku přírodních katastrof nebo lidských chyb. Zatímco požár nebo povodeň mohou během mrknutí oka zničit roky nashromážděných fyzických dokumentů, digitální kopie zůstanou v pořádku na zabezpečených serverech nebo v cloudu připravené k okamžitému použití (případně k obnovení).
Také se nestane, že by je někdo omylem chybně založil, polil kávou, nebo dokonce úplně ztratil.
V archivu stavební firmy prasklo vodovodní potrubí a došlo k vážnému poškození velké části důležitých dokumentů. Tato nepříjemná událost však chod firmy nijak nenarušila, protože už měla veškerou dokumentaci digitalizovanou v aplikaci PlanRoom. Tak mohli všichni dále pracovat s jejich digitálními verzemi a poškozené fyzické dokumenty snadno nechat znovu vytisknout.
Také vás děsí představa nekonečného hledání mezi zaprášenými dokumenty v archivu? Většinou je to opravdu zdlouhavé a frustrující. Zvláště když nakonec zjistíte, že hledaný dokument má už půjčený jiný kolega a tak podobně.
Digitalizace dokumentů vám tento zdlouhavý proces extrémně usnadní. S využitím pokročilých vyhledávacích funkcí a metadat snadno najdete požadovaný dokument v řádu sekund, bez ohledu na to, jak je starý nebo jestli si ho zrovna také někdo prohlíží.
Nic vás tedy nezdržuje od práce, a navíc si můžete prohlížet i několik dokumentů najednou, aniž byste jimi byli obložení jako chlebíček.
Technické správě Domažlické nemocnice, a.s. každodenně komplikoval práci na několika místech roztroušený archiv a nepřehledné uskladnění projektové dokumentace k celé stavbě. Díky digitalizaci projektové dokumentace a vytvoření elektronického archivu mohou nyní zaměstnanci rychle vyhledávat potřebné informace kdykoliv a odkudkoliv. Ušetří tak i několik hodin denně, které mohou věnovat důležitějším činnostem. Koukněte na celou případovou studii.
Tradiční papírové dokumenty často brzdí sdílení informací a komplikují spolupráci. Digitalizace dokumentace tento problém snadno řeší.
Jakmile máte digitalizované dokumenty a uložené v centralizovaném digitálním archivu, každý člen týmu k nim má okamžitý přístup. To je zvláště důležité, pokud členové týmu pracují na různých místech, pohybují se v terénu nebo potřebují dokumenty sdílet s dodavateli, klienty či dalšími partnery. Stačí několik kliknutí a přístup k dokumentu můžete nasdílet, a to komukoliv potřebujete.
Stavební firma, která pracuje na výstavbě nové kancelářské budovy, spolupracuje s různými týmy – architekty, inženýry, dodavateli a klientem. V minulosti by se při každé změně v projektu musely fyzické výkresy a plány rozesílat mezi všemi zúčastněnými stranami, což by zabíralo čas a mohlo vést k chybám – to v případě, že by se ke každému nedostala správná verze dokumentu.
Díky digitalizaci dokumentace teď mohou všichni zúčastnění pracovat s jediným aktuálním zdrojem, který si pohodlně zobrazí na svých zařízeních.
Tip: Podívejte se, jak jsme digitalizovali archiv společnosti PRAKAB.
Ať už jste malá firma, velký korporát nebo veřejná instituce, digitalizace dokumentace vám výrazně usnadní práci a ušetří spoustu času. Pokud stále váháte, připomeneme vám na závěr ještě jednou všechny hlavní výhody:
Ozvěte se nám a rádi vám s ní pomůžeme.
Představte si, že vaše papírové dokumenty – od smluv a faktur po plány a výkresy – nejsou roztroušené po stolech, policích nebo šanonech, ale hezky uspořádané a snadno přístupné jedním kliknutím. To a mnohem víc vám přinese digitalizace dokumentů, která vaší firmě zásadně usnadní práci. Sepsali jsme pro vás několik skvělých funkcí, které digitalizací získáte.
Vybíráte mezi ofsetovým a digitálním tiskem? Oba mají své výhody a nevýhody a o jejich použití rozhoduje především množství výtisků a typ projektu, který tisknete. V tomto článku oba způsoby popíšeme, abychom vám pomohli rozhodnout, který z nich je nejlepší pro vaše potřeby.
