Práci úseku technické správy Domažlické nemocnice, a.s. každodenně komplikovala neuspořádanost archivu a nepřehledné uskladnění projektové dokumentace k celé stavbě. Dokumentace nebyla kompletně na jednom místě a vyhledávání jednotlivých výkresů tak bylo pro pracovníky často velice složité a časově náročné.
Naším úkolem bylo vymyslet, jak zaměstnancům technické správy co nejvíce zjednodušit přístup do archivu a vyhledávání konkrétních dokumentů. V rámci provozu budovy je totiž nutné vyhledávat dokumenty v archivu v podstatě denně. Cílem také bylo předejít častým situacím, kdy není možnost fyzického přístupu do archivu, jako to bylo v případě karantény při Covid-19.
Při návrhu a realizaci řešení jsme se zaměřili nejen na to, aby byly všechny potřebné dokumenty přehledně uloženy na jednom místě. Důležitý pro nás byl i požadavek, aby bylo vyhledávání v nich rychlé, jednoduché, a hlavně možné téměř odkudkoliv. To se nám povedlo díky digitalizaci projektové dokumentace a vytvoření elektronického archivu s možností vyhledávání a sdílení výkresů.
Veškerou dokumentaci jsme si odvezli k nám a ujasnili si tvorbu struktury a větvení. Vyspecifikovali jsme si, jaké konkrétní informace z rozpisek výkresů je nutné vložit do metadat pro vyhledávání. Poté jsme v aplikaci PlanRoom vytvořili archiv a vytvořili v něm přístupy pro odpovědné zaměstnance Domažlické nemocnice.
Výsledným řešením jsme zaměstnancům technického úseku nemocnice ušetřili čas a několikanásobně zjednodušili jejich práci. Je-li v rámci revizí či rekonstrukce potřeba dohledat určitou sadu výkresů a souvisejících dokumentů, stačí se přihlásit do elektronického archivu. V aplikaci už si podle zadaných klíčových slov zaměstnanci rychle vyhledají všechny požadované dokumenty, které pak mohou jednoduše nasdílet třeba s projektovou nebo stavební společností. Stačí jim k tomu jen internetové připojení.
„Služba mně teď šetří i několik hodin času denně, protože si archiv v podstatě nosím stále s sebou. Vše, co potřebuji, najdu během chvilky a nemusím kvůli tomu nikam chodit a složitě jednotlivé výkresy vyhledávat,“ pochvaluje si výsledek práce Martin Karásek, vedoucí technického oddělení Domažlické nemocnice, a.s.
V tuto chvíli jsou všechny dokumenty naskenovány a uloženy v archivu, který Domažlická nemocnice používá. V případě potřeby archiv průběžně doplňujeme o aktuální projektovou dokumentaci.
„Služba mně teď šetří i několik hodin času denně, protože si archiv v podstatě nosím stále s sebou. Vše, co potřebuji, najdu během chvilky a nemusím kvůli tomu nikam chodit a složitě jednotlivé výkresy vyhledávat.“
Společnost Pontex působí na českém trhu přes 30 let a zabývá se především projektováním dopravních a silničních staveb, zejména mostů a inženýrských konstrukcí. Zaměstnává přes 80 pracovníků s dlouholetými zkušenostmi s projektováním a konzultačními službami u nás i v zahraničí. Firma Pontex se na nás obrátila s žádostí o digitalizaci svého archivu projektové dokumentace.
Společnost PRAKAB PRAŽSKÁ KABELOVNA je tradičním českým výrobcem kabelů s historií sahající již do roku 1921. Své výrobky vyváží do celého světa a patří k předním výrobcům elektrických vodičů. Na nás v Copy General bylo, abychom této zavedené firmě s více než stoletou tradicí pomohli s digitalizací stejně starého archivu.
