Společnost Pontex působí na českém trhu přes 30 let a zabývá se především projektováním dopravních a silničních staveb, zejména mostů a inženýrských konstrukcí. Zaměstnává přes 80 pracovníků s dlouholetými zkušenostmi s projektováním a konzultačními službami u nás i v zahraničí. Firma Pontex se na nás obrátila s žádostí o digitalizaci svého archivu projektové dokumentace.
V Pontexu se potýkali hned se dvěma problémy – s nedostatečnou kapacitou externího archivu projektové dokumentace a chybějícími digitálními dokumenty u jednoho z největších klientů Pontexu. Oslovili nás proto s žádostí o digitalizaci projektové dokumentace realizovaných mostů a současně skartaci digitalizovaných výkresů.
Nejprve jsme se s klientem dohodli na specifikaci toho, jaké údaje z razítek jednotlivých výkresů bude nutné vložit do metadat pro vyhledávání. Jakmile byla jasná struktura a větvení, vytvořili jsme v aplikaci PlanRoom digitální archiv a v něm přístupy pro odpovědné zaměstnance Pontexu. Proškolení zaměstnanců v aplikaci neproběhlo – aplikace PlanRoom je natolik intuitivní, že školení nebylo zapotřebí. I tak měl ale klient samozřejmě možnost se na nás kdykoliv obrátit pro případnou bezplatnou konzultaci ohledně správného využívání aplikace.
Následně nám klient zřídil fyzický přístup do svého archivu projektové dokumentace a od tohoto okamžiku byl v zásadě celý proces digitalizace v naší režii. Klient se tak nemusel o nic dalšího starat – zařídili jsme veškeré činnosti včetně vyzvednutí dokumentů, samotného skenování i následné skartace.
V Pontexu trvali na kontrole dat digitalizovaných výkresů. Až po odsouhlasení správnosti mohlo dojít k následné skartaci originální projektové dokumentace. I přes tuto drobnou – ale naprosto pochopitelnou – procesní komplikaci se nám podařilo zdigitalizovat veškeré požadované dokumenty a výkresy v souladu s dohodnutým harmonogramem, tj. do 5 měsíců.
Výhody digitalizované projektové dokumentace jsou zřejmé – pokud klient Pontexu v rámci revizních činností, oprav nebo rekonstrukce bude potřebovat dodat konkrétní výkresy a dokumenty, stačí se přes aplikaci PlanRoom přihlásit do elektronického archivu. V aplikaci už si podle zadaných klíčových slov během několika sekund vyhledají všechny potřebné dokumenty, které pak mohou jednoduše elektronicky nasdílet.
Vzhledem ke skutečnosti, že se fyzický archiv projektové dokumentace Pontexu nacházel ve vzdálené lokalitě od kanceláří, s každým elektronicky sdíleným digitalizovaným výkresem ušetří Pontex desítky hodin času. Díky provedené skartaci jsme navíc Pontexu uvolnili – do té doby prakticky zcela zaplněné – kapacity stávajícího archivu.
„Všechny činnosti byly provedeny včas a výsledek předčil naše původní očekávání – jednak více než uspokojující kvalitou samotných skenů, jednak uživatelskou přívětivostí nového digitálního archivu. Díky němu ušetříme značné množství času i nákladů.“
Práci úseku technické správy Domažlické nemocnice, a.s. každodenně komplikovala neuspořádanost archivu a nepřehledné uskladnění projektové dokumentace k celé stavbě. Dokumentace nebyla kompletně na jednom místě a vyhledávání jednotlivých výkresů tak bylo pro pracovníky často velice složité a časově náročné.
