Společnost PRAKAB PRAŽSKÁ KABELOVNA je tradičním českým výrobcem kabelů s historií sahající již do roku 1921. Své výrobky vyváží do celého světa a patří k předním výrobcům elektrických vodičů. Na nás v Copy General bylo, abychom této zavedené firmě s více než stoletou tradicí pomohli s digitalizací stejně starého archivu.
Co vše jsme firmě PRAKAB zdigitalizovali?
Všechny tři archivy jsme uložili do naší aplikace PlanRoom, která je umístěná v zabezpečeném cloudu. K jednotlivým archivům mají nyní přístup odpovídající osoby, které s materiály potřebují pracovat.
Areál firmy PRAKAB se skládá z několika velkých výrobních hal i dalších menších obslužných budov a provozů. Ke stavební dokumentaci přistupují stavební technici a technici údržby. Díky pojmenování výkresů a jejich datování nyní technici dokážou velmi rychle najít správný výkres, který potřebují. Nemusí pro něj chodit do archivu, vyhledávat v papírových složkách a složitě manipulovat s velkými papírovými formáty.
Jako vždy jsme při skenování a ukládání souborů dodrželi standardní členění podle papírových složek dokumentace. Orientace v adresářové struktuře je proto přehledná i snadná a nehrozí ztráta či zničení originálních výkresů.
Za dlouhou dobu existence firmy PRAKAB nashromáždilo technické oddělení velké množství výkresů součástek a náhradních dílů k unikátnímu strojnímu vybavení firmy. Výkresy jsou narýsované na pauzovacích papírech různých formátů, převážně A1 a A2. Vzhledem k citlivosti starších pauzovacích papírů bylo potřeba zacházet s nimi opatrně a skenovat je v ochranné fólii, aby nedošlo k jejich zničení. Dodrželi jsme pojmenování výkresů dle archivačního systému firmy. Když nyní potřebuje technik najít výkres náhradního dílu, zadá jeho evidenční číslo v aplikaci PlanRoom a výkres okamžitě najde. Může s ním dál pracovat v počítači, a to bez obav ze zničení originálu na pauzovacích papírech.
V poslední etapě jsme skenovali značné množství historických dokumentů. Jednalo se o:
Protože se zároveň jednalo o různé velikosti formátů a historické dokumenty, bylo nutno většinu skenovat ze skla a maximálně dbát na jejich ochranu. Naskenované dokumenty jsme zároveň pojmenovávali, aby byl každý soubor identifikovaný. Tam, kde to kvalita a povaha textu umožňovala, jsme dokument opatřili prohledávatelnou OCR vrstvou. Naskenované dokumenty nyní mohou pověření zaměstnanci firmy PRAKAB pročítat, studovat a prohledávat odkudkoli, a to bez nebezpečí zničení originálů.
Celý projekt trval dva měsíce na přelomu roku 2023/24. Pro všechny materiály jsme si osobně přijeli, pečlivě jsme je zabalili, abychom předešli jejich poškození, a stejně tak jsme je vrátili v původním stavu.
„Díky spolupráci s firmou Copy General máme nyní stavební a strojírenské výkresy lehce přístupné. Možnost vyhledávat nejen podle názvů, ale i podle metadat jednotlivých výkresů nám velmi ulehčila, a především zrychlila práci s projektovou dokumentací. Zároveň jsme tím získali digitální zálohu k papírovým archivům. Aplikace PlanRoom, ve které jsou výkresy a dokumenty uložené, je intuitivní a snadná na ovládání. Spolupráce probíhala bezproblémově, na profesionální úrovni. Platilo, na čem jsme se domluvili při osobním jednání, i bez složitých smluv a právních ujednání.“
Společnost Pontex působí na českém trhu přes 30 let a zabývá se především projektováním dopravních a silničních staveb, zejména mostů a inženýrských konstrukcí. Zaměstnává přes 80 pracovníků s dlouholetými zkušenostmi s projektováním a konzultačními službami u nás i v zahraničí. Firma Pontex se na nás obrátila s žádostí o digitalizaci svého archivu projektové dokumentace.
Práci úseku technické správy Domažlické nemocnice, a.s. každodenně komplikovala neuspořádanost archivu a nepřehledné uskladnění projektové dokumentace k celé stavbě. Dokumentace nebyla kompletně na jednom místě a vyhledávání jednotlivých výkresů tak bylo pro pracovníky často velice složité a časově náročné.
