Výhody digitalizace projektové dokumentace a rady, jak na ni

Proč digitalizovat projektovou dokumentaci? 

Digitalizace je nyní tak často skloňovaný termín, že si mnoho důvodů určitě dokážete vybavit i sami, přesto zdůrazníme, jaké hlavní výhody plynou z digitalizace konkrétně projektové dokumentace. 

• Snadná dostupnost – kromě toho, že si ušetříte cestu do archivu, jen jednoduše sednete k počítači, navíc konkrétní dokument snadno a rychle najdete podle názvů a metadat v programu. 
• Pohodlné sdílení – v případě provádění revizí nebo rekonstrukcí nemusíte vytvářet fyzickou kopii dokumentu, místo toho jednoduše stavařům (nebo jinému realizátorovi) nasdílíte nejnovější verzi dokumentu se všemi potřebnými informacemi. Dotyční tak můžou mít k projektové dokumentaci okamžitý přístup. 
• Záloha – papírová projektová dokumentace je náchylná vůči požáru, povodni nebo i běžnému používání a stárnutí materiálu (klasickým neduhem je nečitelnost v oblasti skladů – přehybů – starých velkoformátových výkresů). Digitalizace dokumentů zajišťuje, že budou v bezpečí (tedy většinou zálohované na cloudu) a v perfektním stavu. 
• Úspora místa – fyzický archiv vám může zbytečně zabírat místo, které byste mohli využít mnohem lépe. Digitalizace vám prostor uvolní pro jiné účely. Pro všechny případy je však dobré mít i fyzickou podobu dokumentů, ale můžete je uchovávat třeba v několika boxech ve skladu, protože v nich nebude nikdo aktivně hledat.

Jak digitalizaci provést svépomocí? 

Digitalizaci dokumentů můžete provést i sami, a ačkoliv pro projektovou dokumentaci doporučujeme spíše práci odborníků – níže vysvětlíme proč – máme pro vás i jednoduchý návod, jak byste základní digitalizaci zvládli udělat svépomocí:  

1. Skenování dokumentů: Podle potřeby můžete použít skenery s různými rozlišeními a funkcemi. Moderní skenery umožňují rychlé a kvalitní skenování s možností automatického ořezu, odstraňování prázdných stran a zlepšení čitelnosti textu. Pro projektovou dokumentaci je potřeba velkoformátový skener, který celý dokument zachytí v jednom snímku, což může být pochopitelně nákladná investice. 
2. Formát: Zvažte, v jakém formátu chcete dokumenty digitalizovat. U projektové dokumentace doporučujeme PDF nebo TIFF. 
3. Seskupení do softwaru: Skeny dokumentů je vhodné nahrát do softwaru, který umožní jejich efektivní správu a organizaci. Existuje mnoho specializovaných aplikací, které umožňují kategorizaci, indexaci a vyhledávání dokumentů podle klíčových slov, dat nebo jiných atributů. Jednou z nich je například náš PlanRoom. 
4. Zálohování: I v případě skenu dokumentu samozřejmě hrozí jeho ztráta. Proto se ujistěte, že máte všechny dokumenty zálohované na více místech – ideálně v cloudu. 
5. Integrace: Zvažte možnost integrace digitální dokumentace s dalšími firemními systémy jako je ERP nebo projektový software. To umožní snadné sdílení a výměnu informací mezi různými aplikacemi. 

Tip: Mohlo by vás také zajímat, jak tisknout projektovou dokumentaci. 

Outsourcing projektové dokumentace  

Digitalizace projektové dokumentace je specifický obor a nejedná se jen o pouhé skenování papírů, jak by se na první pohled mohlo zdát.  

Zmiňovali jsme metadata, která jsou u dokumentů potřeba, aby se v nich lépe hledalo a která zároveň poskytují o dokumentu všechny potřebné informace. Ta je potřeba správně nastavit, jinak budete ve skenech pátrat stejně neohrabaně jako ve štosech papírů a vůbec k ničemu to nebude. 

Dále potřebujete software pro správu těchto dokumentů. Pokud digitalizaci dokumentů outsourcujete firmě, která s ní má zkušenost, pomůže vám s metadaty i vybráním a nastavením vhodného softwaru. 

Na co si dát pozor? 

Až budete poskytovatele služeb vybírat, zvolte firmu, která se specializuje vyloženě na digitalizaci projektové dokumentace. Jak jsme říkali, jde o specifický obor, kde je potřeba odlišný přístup než při běžné digitalizaci. Nebojte se chtít i reference z předchozích zakázek, ať se přesvědčíte, že svěřujete cenné dokumenty do rukou těm pravým.  

Nevybírejte tedy jen podle ceny, ale hlavně podle zkušeností. Zažili jsme, že firma zvolila služby společnosti, která s projektovou dokumentací neměla zkušenost a výsledkem pak bylo obrovské množství dokumentů a dat bez struktury, ve kterých nešlo podle ničeho hledat (v jiných případech byla data poškozená a nešlo je vůbec otevřít). 

Také si předem si rozmyslete, jak plánujete s naskenovanou dokumentací dále pracovat. Kolik lidí k ní bude mít přístup apod. Podle toho se totiž mohou odvíjet různá řešení struktury, metadat a vhodného softwaru. 

A na závěr jeden malý osvědčený tip – vyzkoušejte službu nejdříve na menším vzorku dokumentů a až v případě, že budete s výsledky spokojení, zakázku rozšiřte i na zbývající dokumentaci. 

Pomůžeme vám 

O tisku i skenování víme první poslední a na digitalizaci projektové dokumentace se specializujeme už řadu let. Můžete se podívat, jak jsme pomohli firmě Pontex nebo Domažlické nemocnici a až se rozhodnete do digitalizace dokumentace také pustit, ozvěte se nám.